ما هو نظام تتبع المتقدمين ATS ؟
(Applicant Tracking System)
إن نظام تتبع المتقدمين (Applicant Tracking System) هو نظام يستخدم في عملية التوظيف لتتبع وتقييم المرشحين الذين يتقدمون لشغل وظائف في إحدى الشركات أو المؤسسات.
يتم استخدام هذا النظام لجمع وتحليل البيانات المتعلقة بالمرشحين، مثل سيرتهم الذاتية والمعلومات الشخصية والخبرات السابقة والمهارات والمؤهلات الأكاديمية والتدريبية، ومقابلات العمل والاختبارات وغيرها من المعايير الأخرى المستخدمة في عملية التوظيف.
يستخدم نظام تتبع المتقدمين البرمجيات المخصصة لجمع وتحليل هذه البيانات وترتيبها وتصنيفها وفقًا للمعايير المحددة من قبل الشركة أو المؤسسة. يتيح هذا النظام للشركات والمؤسسات إدارة عملية التوظيف بفعالية وتحسين جودة العملية بشكل عام، وكذلك تحديد المرشحين الأكثر ملاءمة للوظائف المعلن عنها.
و لنظام تتبع المتقدمين عدة أدوات منها :
يعتبر نظام تتبع المتقدمين (Applicant Tracking System) أحد الأدوات الأساسية التي يستخدمها مديرو الموارد البشرية والشركات لإدارة عملية التوظيف والتعيين. فهو يساعد على تحديد وتصنيف المتقدمين للوظائف، وتتبع عملية التقدم للوظائف، وتحديد المرشحين المؤهلين لإجراء مقابلات العمل، وتخزين البيانات الخاصة بالمرشحين.
يتألف النظام عادةً من قاعدة بيانات تحتوي على معلومات المتقدمين وأدوات لتحليل هذه المعلومات. ويمكن للشركات تخصيص النظام لتناسب احتياجاتها الخاصة، بما في ذلك إنشاء نماذج لتعبئة المعلومات من المتقدمين وتحديد الكلمات الدالة للبحث عن المرشحين المناسبين.
يعتمد النظام على الذكاء الاصطناعي وتقنيات التعلم الآلي لتحليل البيانات والمعلومات المدخلة وتصنيف المتقدمين وفقًا للمعايير الخاصة بالشركة. كما يساعد النظام على تحليل السير الذاتية والرسائل الإلكترونية المرسلة من قبل المتقدمين لتحديد مدى توافقهم مع المتطلبات الوظيفية.
وبفضل هذه الأدوات، يمكن للشركات توفير الكثير من الوقت والجهد في عملية التوظيف، وذلك بتحليل البيانات بشكل أسرع وتحديد المرشحين المؤهلين بشكل أسهل وأدق.
على الرغم من المزايا الكثيرة التي يوفرها النظام، إلا أن هناك بعض النقاط التي يجب مراعاتها. فعلى سبيل المثال، قد يؤدي تحديد الكلمات الدالة بشكل غير دقيق إلى اختيار المرشحين غير المناسبين، وبالتالي ضياع الكثير من الوقت والجهد في عملية التوظيف. كما يمكن أن يؤدي الاعتماد الكبير على التقنية إلى إهمال العنصر البشري في عملية التوظيف، وبالتالي فقدان بعض من الشخصية والتفاعلية في عملية التوظيف .
ما هي آلية عمل نظام ATS؟
يمكن للنظام أيضًا أن يقدم تقارير تحليلية مفصلة لعملية التوظيف، مثل عدد المتقدمين لكل وظيفة، ومصدر المتقدمين، ونتائج المقابلات، ومدى توافق المرشحين مع المتطلبات الوظيفية. ويمكن استخدام هذه التقارير لتحسين عملية التوظيف في المستقبل، من خلال تطوير استراتيجيات جديدة لجذب المرشحين وتحسين عملية التوظيف.
ويمكن للنظام أيضًا أن يتكامل مع :
· أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRMS)
· وأنظمة إدارة الأداء (Performance Management Systems) لتحسين إدارة الموظفين.
فمن خلال تحليل بيانات الموظفين وتتبع أدائهم، يمكن للشركات تحديد من هم الموظفون الأكثر إنتاجية وتحسين أدائهم، وكذلك تحديد الموظفين الذين يحتاجون إلى التدريب والتطوير.
ويمكن أن يكون النظام مفيدًا أيضًا للمرشحين، حيث يمكنهم استخدامه لتحديث معلوماتهم الشخصية والمهنية ومتابعة حالة طلبات التوظيف الخاصة بهم.
من الجدير بالذكر أن هناك عددًا من الشركات التي تستخدم نظام تتبع المتقدمين بشكل شائع، ومن بين الشركات الكبيرة التي تستخدم هذه التكنولوجيا غالبًا شركات التكنولوجيا والمصارف والشركات الكبيرة في مجال التصنيع والخدمات.
يمكن للشركات استخدام ميزة مشاركة البيانات في النظام لتحسين التواصل بين أعضاء فريق التوظيف، وتسهيل عملية الاتصال بين المرشح والشركة. وبالتالي يمكن تحسين تجربة المرشح في عملية التوظيف وزيادة فرصة نجاحها.
ويمكن للشركات أيضًا أن تستخدم نظام تتبع المتقدمين لتحديد الاتجاهات الجديدة في عملية التوظيف والتي يمكن أن تفيد في تحسينها.
على سبيل المثال، يمكن أن تحدد البيانات المستخرجة من النظام الوظائف التي تستغرق وقتًا طويلاً في عملية التوظيف أو الوظائف التي يواجه فيها المرشحون صعوبات في تقديم طلبات التوظيف.
وبناءً على هذه المعلومات، يمكن للشركات تحديد العوائق التي تواجه عملية التوظيف وإدارتها بشكل أفضل.
ويمكن أن يساعد نظام تتبع المتقدمين الشركات على توفير الوقت والتكاليف في عملية التوظيف.
فعلى سبيل المثال، يمكن للشركات تقليل الإعلانات الوظيفية المطلوبة عن طريق الاعتماد على مصادر التوظيف الداخلية في النظام. وهذا يمكن أن يؤدي إلى توفير التكاليف المرتبطة بالإعلانات الوظيفية الخارجية.
ومن المهم أيضًا أن يتم اختيار النظام المناسب لاحتياجات الشركة وتطبيقه بشكل صحيح. فعلى سبيل المثال، يجب أن يكون النظام سهل الاستخدام ويمكنه التكامل مع أنظمة الشركة الأخرى. كما يجب أن يتم تدريب الفريق على استخدام النظام بشكل صحيح وفعال.
يساعد نظام تتبع المتقدمين الشركات على تقليل نسبة الخطأ في عملية التوظيف.
حيث يمكن للنظام تحديد المتقدمين الذين لا يتوافقون مع متطلبات الوظيفة والذين ليس لديهم الخبرة والمهارات اللازمة للقيام بالعمل بشكل جيد. وبالتالي يمكن للشركات تجنب تعيين المرشحين الذين لا يناسبون الوظيفة والذين قد يؤدي تعيينهم إلى تكاليف عالية وفشل في أداء العمل.
ويمكن للنظام أيضًا أن يقدم تجربة توظيف أكثر شفافية وإنصافًا للمرشحين.
حيث يتم توفير إشعارات تلقائية للمرشحين بشأن حالة طلباتهم وتزويدهم بالمعلومات اللازمة حول الوظيفة والشركة. كما يمكن للنظام أيضًا تسهيل عملية ترتيب المقابلات وتوفير معلومات واضحة حول عملية التقييم والاختيار.
ويمكن أن يؤدي استخدام نظام تتبع المتقدمين إلى زيادة فعالية عملية التوظيف من خلال توفير معلومات دقيقة ومفصلة حول المرشحين.
ويمكن استخدام هذه المعلومات لتحديد أفضل المرشحين للوظائف المطلوبة وتوفير الوقت والجهد اللازمين لمقابلة المرشحين الذين لا يتوافقون مع المتطلبات الوظيفية.
ويمكن للنظام أيضًا أن يساعد الشركات على تحسين تجربة الموظفين الجدد. فعلى سبيل المثال، يمكن للشركات استخدام نظام تتبع المتقدمين لتعزيز تجربة التوظيف للمرشحين الناجحين عن طريق توفير معلومات واضحة ومفصلة حول الشركة والوظيفة قبل بدء العمل. كما يمكن للشركات تقديم برامج تدريبية ودعم للموظفين الجدد من خلال نظام تتبع المتقدمين.
وتستطيع الشركات الاستفادة بشكل أكبر حيث يمكنها العمل على تحسين التنوع والشمولية في عملية التوظيف. فمثلاً يمكن للنظام توفير معلومات دقيقة حول التنوع والشمولية في فريق التوظيف وفي الشركة بشكل عام. وبالتالي يمكن للشركات تحديد النقاط الضعيفة وتحسينها لتعزيز التنوع والشمولية في المؤسسة.
ويستطيع أيضًا أن يساعد الشركات على تعزيز سمعتها كمؤسسة موظفة.
حيث يمكن للنظام توفير معلومات دقيقة حول تجربة الموظفين في الشركة والتقييمات التي يتلقونها.
وبالتالي يمكن للشركات استخدام هذه المعلومات لتحسين تجربة الموظفين وزيادة رضاهم ومن ثم تعزيز سمعتها كمؤسسة موظفة.
ويمكن لنظام تتبع المتقدمين أيضًا أن يساعد الشركات على تحسين عملية تقييم الأداء وتطوير الموظفين.
فعلى سبيل المثال، يمكن للنظام توفير معلومات دقيقة حول أداء الموظفين ومستوى رضا العملاء عن خدمات الشركة. وبالتالي يمكن للشركات استخدام هذه المعلومات لتحديد نقاط القوة والضعف في أداء الموظفين وتوفير التدريب والدعم اللازمين لتحسين أدائهم.
ولا يقتصر استخدام نظام تتبع المتقدمين على عملية التوظيف فحسب، بل يمكن استخدامه أيضًا لإدارة العمليات الإدارية للموظفين.
وكمثال على ذلك، يمكن للنظام توفير معلومات حول الإجازات والحضور والأداء والمكافآت والعقود وغيرها من العمليات الإدارية للموظفين.
وبالتالي يمكن للشركات تسهيل إدارة الموظفين وتحسين كفاءة عملهم.
أين يستخدم نظام ATS؟
وطبقًا لأحدث البحوث والتقارير، يتم استخدام نظام تتبع المتقدمين بشكل متزايد من قبل الشركات في جميع أنحاء العالم. ويمكن استخدام النظام في عملية التوظيف لتحسين فعالية العملية وتوفير تجربة مرشح أفضل.
على سبيل المثال، يمكن للنظام تتبع المتقدمين تحليل سير المرشح وتقديم تقارير مفصلة حول المرشحين الذين تمت مقابلتهم والأسباب التي دفعت إلى عدم اختيارهم.
وبالتالي يمكن للشركات تحليل البيانات وتحسين عملية التوظيف لتحسين تجربة المرشحين وزيادة فرص اختيار المرشحين المناسبين.
ويمكن استخدام النظام تتبع المتقدمين أيضًا لتحليل البيانات وتحسين تجربة الموظفين في الشركة.
فعلى سبيل المثال، يمكن للنظام توفير معلومات حول أداء الموظفين ومراجعات الأداء ومستوى رضا العملاء عن خدمات الشركة.
وبالتالي يمكن للشركات تحسين عملية تقييم الأداء وتوفير التدريب والدعم اللازمين لتحسين أداء الموظفين وزيادة رضا العملاء.
ويستخدم أيضًا لتحليل البيانات وتحسين تجربة العملاء في الشركة.
حيث يمكن للنظام توفير معلومات حول مستوى رضا العملاء عن خدمات الشركة ومستوى الخدمة ووقت الاستجابة وغيرها من المعايير الهامة. وبالتالي يمكن للشركات تحسين خدماتها وتحسين تجربة العملاء وزيادة رضاهم.
ويمكن أن يساهم النظام تتبع المتقدمين في تحسين الشفافية والعدالة في عملية التوظيف وإدارة الموارد البشرية. فعلى سبيل المثال، يمكن للنظام توفير معلومات حول معايير العمل والمهام والمتطلبات والمزايا في الوظائف المختلفة. وبالتالي يمكن للشركات تحسين شفافية وعدالة عملية التوظيف وزيادة ثقة المرشحين والموظفين في المؤسسة
و تستطيع الشركات والمؤسسات تخصيص المعايير المستخدمة في نظام تتبع المتقدمين وفقًا لاحتياجاتها ومتطلباتها الخاصة.
فعملية التوظيف تختلف من شركة إلى أخرى، وقد تحتاج بعض الشركات إلى مؤهلات أكاديمية معينة أو مهارات تقنية محددة، بينما يمكن لشركات أخرى الركز على الخبرة العملية والمهارات الشخصية.
علاوة على ذلك، يمكن للشركات والمؤسسات تخصيص نظام تتبع المتقدمين لتتناسب مع طبيعة الوظيفة المعلنة، فقد تحتاج بعض الوظائف إلى مهارات تواصل جيدة وقدرة على العمل الجماعي، بينما يحتاج البعض الآخر إلى مهارات تحليلية وقدرة على العمل بشكل مستقل.
لذلك، يمكن للشركات والمؤسسات تخصيص المعايير المستخدمة في نظام تتبع المتقدمين لتلبية احتياجاتها الخاصة وتحسين جودة عملية التوظيف.
معايير استخدام نظام ATS
يمكن للشركات والمؤسسات تخصيص المعايير المستخدمة في نظام تتبع المتقدمين بعدة طرق، بما في ذلك:
· تحديد المهارات والمؤهلات المطلوبة: يمكن للشركات تحديد المهارات والمؤهلات التي يجب أن يتوافر بها المرشحون للوظيفة، وذلك بناءً على احتياجات الوظيفة ومتطلباتها.
· استخدام الاختبارات والمقابلات: يمكن للشركات والمؤسسات استخدام اختبارات محددة لتقييم مهارات المرشحين، وكذلك إجراء مقابلات مباشرة لتقييم مهاراتهم التواصلية والفنية والشخصية.
· الاعتماد على الخبرة السابقة: يمكن للشركات الاعتماد على الخبرة السابقة للمرشحين في مجال العمل المطلوب، حيث يمكن تقييم المرشحين بناءً على الخبرة السابقة التي حصلوا عليها في مجال العمل.
· الاعتماد على معايير الصناعة: يمكن للشركات والمؤسسات الاعتماد على معايير الصناعة المستخدمة عادة في عملية التوظيف، وذلك لتحديد المؤهلات والمهارات اللازمة للوظائف المختلفة.
· تخصيص النظام: يمكن للشركات تخصيص نظام تتبع المتقدمين لتتناسب مع احتياجاتها الخاصة، وذلك بتحديد المعايير والمؤهلات والمهارات المطلوبة وتصنيف المرشحين وفقًا لهذه المعايير.
بشكل عام، يمكن للشركات والمؤسسات تخصيص المعايير المستخدمة في نظام تتبع المتقدمين بحيث تتوافق مع احتياجاتها الخاصة وتحسين جودة عملية التوظيف وزيادة فرص الحصول على المرشحين الأكثر ملاءمة للوظائف المعلنة.
بالإضافة إلى كل مما سبق هناك بعض المميزات الإضافية التي يمكن أن توفرها أنظمة تتبع المتقدمين، ومنها:
· توفير الوقت والتكاليف: يمكن لنظام تتبع المتقدمين توفير الوقت والتكاليف للشركات والمؤسسات، حيث يمكن للنظام تحليل البيانات الكبيرة بسرعة وفعالية وتحديد المرشحين المناسبين بشكل أسرع وأكثر دقة وبتكلفة أقل.
· تطوير استراتيجية التوظيف: يمكن لنظام تتبع المتقدمين أن يساعد الشركات والمؤسسات في تطوير استراتيجية التوظيف وتحديد المناطق التي يمكن تحسينها، وذلك من خلال تحليل البيانات والإحصائيات المتاحة.
· تحسين الامتثال القانوني: يمكن لنظام تتبع المتقدمين أن يساعد الشركات والمؤسسات في الامتثال للتشريعات والقوانين المتعلقة بعملية التوظيف، وذلك من خلال توفير سجلات دقيقة ومفصلة لجميع المرشحين.
بشكل عام، يمكن لنظام تتبع المتقدمين أن يكون أداة قوية لتحسين جودة عملية التوظيف وتحسين تجربة المرشحين والموظفين وتوفير الوقت والتكاليف وتطوير استراتيجية التوظيف والامتثال القانوني.
ومن المهم للشركات والمؤسسات البحث عن النظام الأنسب لاحتياجاتها الخاصة وتخصيص المعايير المستخدمة فيه لتحقيق أفضل النتائج
· القدرة على التكيف السريع: احتياجات القوى العاملة متغيرة باستمرار وفي سبيل ذلك توفر تلك الأنظمة المرونة والقابلية للتكيف على تلبية تلك التوقعات، حيث تساعد أفضل المرشحين على التفاعل السلس كما يوفر الدعم المباشر من خلال استخدام الروبوتات لمعالجة كافة الأسئلة الشائعة وتلبية الاحتياجات الجديدة التي تطرأ أثناء عمليات التوظيف.
· تحقق نظام بيئي متكامل قائم على السحابة : يعتمد النظام على السحابة الأمر الذي يلغي حاجة المؤسسات إلى الصيانة أو الإدارة في مكان العمل، مما يمكنها من قابلية التوسع وتحقيق الأمان بشكل أكبر، وتمكين المؤسسات من القدرة على فهم أفضل الطرق التي تعزز عمليات التوظيف داخلها.
أفضل أدوات نظام ATS
يجب على أي مؤسسة قبل اختيارها نظام تتبع المتقدمين تقييم بعض العوامل من أجل تحديد أفضل الأدوات التي تعينها على القيام بعمليات التوظيف، ويمكن تلخيص تلك العوامل في الآتي:
أولاً: يجب على المؤسسة فهم المشكلة التي تحتاج إلى حل:
فيجب على أي مؤسسة فهم مشكلتها من أجل تحديد النظام الذي يتناسب معها على سبيل المثال إذا كانت المنظمة تواجه تحدياً أمام تحديد وتوظيف أفضل المواهب فيحب عليها البحث عن نظام التقدم الذي ينشئ توصيف وظيفي بالإضافة إلى أتمتة تقييمات مهارات كل مرشح قبل عملية المقابلة حيث إنها تقوم باستخدام الذكاء الاصطناعي لإنشاء ملفات تعريف قوية للمهارات.
أما إذا كانت الشركة تواجه تحدياً في التواصل مع المرشحين ومشاركتهم خلال عملية التوظيف فيمكنها اختيار النظام الذي يوفر المزيد من نقاط الاتصال ومعايير التقدم طوال رحلة المرشح.
ثانياً: تطابق الاستثمار مع قدرات المؤسسة التنظيمية
يجب على أي مؤسسة قبل اختيار النظام أن تبدأ أولاً بفهم قدرات المؤسسة والاستعداد إلى التغيير واستخدام أدوات جديدة، كما يجب تحديد الميزانية الخاصة باعتماد نظام تتبع المتقدمين وتوقع العائد على هذا الاستثمار من حيث الوقت والتكلفة.
ثالثاً: فهم البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات في مؤسستك
يجب أن تعرف أي مؤسسة أن نظام التتبع ليس حلاً جاهزاً بل يتطلب الأمر منها التأكد من أن لديها من الوقت وموارد تكنولوجيا المعلومات ما يؤهلها لاعتماد تلك العملية، حيث قد تحتاج تلك البرامج إلى التفاعل مع البرامج الخارجية والتي تكون بالغة الأهمية بالنسبة لعمليات التوظيف ولكنها غير مدرجة في الأنظمة الخاصة بالتتبع على سبيل المثال فحوصات المخدرات قبل التوظيف وغيرها.
وفي النهاية، يمكن القول إن نظام تتبع المتقدمين يمثل أداة هامة جدًا في عملية التوظيف وإدارةالموارد البشرية. يمكن استخدامه لتحليل البيانات وتحسين فعالية العملية وتوفير تجربة مرشح وموظف أفضل وتحسين أداء المؤسسة وتعزيز سمعتها كمؤسسة موظفة وزيادة رضا المرشحين والموظفين والعملاء. ومن المهم أن يتم استخدام النظام بشكل صحيح وفعال وتوفير التدريب اللازم لأعضاء فريق التوظيف والموظفين للحصول على أقصى استفادة منه.
حيث يجب على أي مؤسسة أياً كان حجمها استخدامه للاستفادة من مزاياه والحصول على عملية توظيف أفضل والحصول على المواهب والكفاءات التي تحتاجها والاحتفاظ بهم.
إذا كنت ترغب في بناء سيرة ذاتية احترافية متوافقة مع نظام ATS اطلب خدماتنا الآن
https://2binabdullah.com